• Організація зустрічей, телефонних переговорів;
• З'ясування потреб відвідувачів (або тих, хто телефонує), надання їм необхідної інформації;
• Інформування про візит, дзвінок та виклик на ресепшин окремих працівників компанії та супроводження відвідувачів до відповідних служб і працівників;
• Консультування та координація відвідувачів, якщо їм потрібно звернутися до кількох різних служб чи фахівців компанії;
• Забезпечення комфортних умов для відвідувачів на ресепшені, слідкувати за дотриманням чистоти, справністю освітлення та відповідного офісного устаткування;
• Прийняття телефонних дзвінків та надання необхідної інформації, переадресування їх іншим працівникам компанії, з урахуванням компетенції цих працівників;
• Забезпечення діловодних процесів відповідно до номенклатури справ;
• Відбір та опрацювання інформації для керівника;
• Прийняття і розподіл вхідних документів, реєстрація документів, що надходять до підрозділів підпорядкованих заступнику Голови Правління в електронному журналі обліку вхідних документів;
• Передавання документів на розгляд керівникам підрозділів, підпорядкованих заступнику Голови Правління, а після одержання відповідної резолюції - фіксація резолюції в електронному журналі обліку вхідних документів та передача документів виконавцеві;
• Контроль за проходженням документів у підрозділах та контроль за виконанням доручень заступника Голови Правління;
• Організація довідково-інформаційної роботи з питань проходження і виконання документів, підготовка заступнику Голови Правління зведень про виконані документи і такі, що знаходяться на виконанні;
• Внесення в електронну базу або у журнал обліку вхідних документів інформації про хід і результати виконання документів;
• Перевірка наявності документів, що знаходяться на виконанні у працівників підрозділів, підпорядкованих заступнику Голови Правління;
• Підготовка до проведення та складання протоколів нарад, засідань, зборів, робочих зустрічей тощо за участю заступника Голови Правління
• Ознайомлення працівників з нормативними і методичними документами з діловодства;
• Проведення інструктажу новоприйнятих у підрозділ працівників з питань організації роботи з документами;
• Організація робочого часу керівника, оперативне внесення змін та доповнень до програми та розкладу його роботи;
• Складання замовлення на потрібне устаткування, матеріали та послуги;
• Проводити перевірку вихідних документів відповідно до шаблонів, прийнятих в Товаристві;
• Ведення табелю робочого часу;
• Оформлення документів про прийом на роботу та передача пакету документів до кадрового відділу.
• Замовлення авіа квитків по Україні та закордоном, замовлення ж/д квитків та готелів по Україні.

Акредитація контрагентів:

• Підготовка досьє контрагентів для внутрішньої акредитації;

• Контроль за отриманням рекомендацій відділів компанії;

• Належне зберігання досьє;

Підтримка діяльності компанії по роботі з дебіторською заборговаістю:

• Ведення реєстру судових та виконавчих процесів (рішень, постанов і т.д.);

• Контроль термінів подачі документів для початку виконавчого процесу;

• Аналіз та огляд вхідної кореспонденції відносно судових справ та виконавчих процесів;

• Підготовка заяв для відкриття виконавчого провадження в ДВС;

• Підготовка та надання інформації для зовнішніх колекторських агентств.

Організація и обробка даних:

• Забезпечення зберігання документів в звичайному та електронному архівах компанії у відповідності до стандартів та політик компанії;

• Взаємодія з зовнішнім архівом компанії;

• Контроль доступу до архівів компанії та роботи з документами співробітників компанії;

• Сканування документів компанії, які підлягають зберіганню в електронному архіві;

• Оновлення баз даних, які відносяться до архіву компанії;

• Підготовка зведеного звіту відносно результатів компанії;

• Внесення даних в ІТ систему, збір, обробка та аналіз інформації.

• Прийом та відправка кореспондеції (пошта, ел.пошта, факс, кур'єрська служба);

• Прийом та розподіл дзвінків, надання необхідної інформації по телефону;

• Реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції, належне зберігання;

• Написання шаблонних листів, пояснень, запитів та відповідей на запитання;

• Робота з внутрішніми адміністративними наказами: реєстрація, підготовка текстів, ознайомлення співробітників компанії, належне зберігання;

• Прийом документів для підписання директором компанії, організація їх підписання і послідуюча передача відповідним керівникам відділів компанії для виконання;

• Комунікація всередині компанії (розсилка даних, повідомлень, попереджень, опитувань);

• Регулярне оновлення адміністративних баз даних (даних співробітників, даних клієнтів для поштових відправок і т.д.);

• Взаємодія із зовнішніми поставщиками товарів та послуг (пошта, кур'єрські служби, канц. та госп. товари і т.д.);

• Планування та контроль витрат, пов'язаних з посадою, підготовка бюджету, внесення пропозицій з ціллю економії ресурсів;

• Пошук, класифікація, підготовка звітів, внесення інформації в бази даних и ІТ системи;

• Замовлення і організація оплати авіа квитків по Україні та закордоном, замовлення ж/д квитків та готелів по Україні на замовлення співробітників компанії;

• Організація зустрічей, телефонних переговорів;

• Прийом клієнтів компанії, господарське супроводження зустрічей та переговорів в офісі компанії.

Обов'яки:

- сканування документів,

- систематизація документів в архіві компанії,

- робота з електронним архівом компанії,

- формування загального переліку справ лізингоодержувачів,

- проведення перевірки та аналіз документів в справах лізигоодержувачів,

- формування та оформлення справ лізингоодержувачів та описи до них.

Обов'яки:

- консультування клієнтів банку стосовно діючих кредитів,

- оформлення кредитів,

- підготовка звітів.