Адміністатор/Administrator in the community center of AVSI Foundation Ukraine

Вакансія – Адміністратор 

Країна: Україна

Місце роботи: Біляївка, Одеський район (з періодичними поїздками в межах Одеської області)

Кінцевий термін подання: 05 січня 2026 року

Дата початку роботи: 02 січня 2026 року

Тривалість: 13 місяців (з можливістю продовження залежно від результатів роботи та потреб проєкту)

Мова: українська (рідна); англійська (базовий рівень обов’язковий)

Звітність: Керівник проєкту

Мета посади

Адміністратор підтримує функціонування громадського центру в рамках проєкту, що фінансується AICS – PROMO – Сприяння стійкості дітей у Миколаєві та Одесі. Роль забезпечує ефективну адміністративну, логістичну та операційну підтримку команди проєкту, ведення документації, координацію заходів та дотримання процедур організації й стандартів захисту. Адміністратор відіграє ключову роль у забезпеченні прозорості, підзвітності та безперебійної реалізації діяльності проєкту.

Основні завдання та обов’язки Адміністративна та операційна підтримка

• Забезпечення щоденного функціонування громадського центру, підтримання організованого, безпечного та привітного середовища.

• Ведення, оновлення та збереження документації проєкту, баз даних та внутрішніх архівів відповідно до стандартів організації.

• Організація та управління системами зберігання документів (електронних та паперових).

• Управління офісними запасами, контроль закупівельних процесів та забезпечення належного обліку.

• Підтримка підготовки, консолідації та подання фінансової й адміністративної документації відповідно до вимог організації.

Координація заходів та логістики

• Допомога керівнику проєкту в організації зустрічей, семінарів, тренінгів та заходів для громади, включно з логістичним плануванням та супроводом.

• Координація логістичних питань для персоналу та відвідувачів (подорожі, проживання, підготовка приміщень).

• Контроль термінів виконання заходів проєкту, підтримка команди у плануванні завдань та забезпеченні своєчасної реалізації.

Комунікація та координація

• Сприяння внутрішній комунікації та координації між командами проєкту, відділами організації та зовнішніми партнерами.

• Забезпечення своєчасного поширення інформації та документації в команді.

• Негайне інформування керівника проєкту про будь-які операційні проблеми, інциденти чи ризики, що можуть вплинути на реалізацію проєкту, відповідно до процедур AVSI Foundation.

Дотримання вимог та захист

• Дотримання політик конфіденційності та захисту персональних даних.

• Дотримання етичних стандартів та цінностей AVSI у всіх адміністративних та операційних практиках.

• Підтримка впровадження політик захисту, включно з рамкою запобігання сексуальній експлуатації та зловживанню (PSEA) та Політикою захисту дітей.

Основні вимоги

Освіта

• Атестат про середню освіту обов’язковий; наявність вищої освіти буде перевагою.

Досвід

• Мінімум 1 рік адміністративного досвіду, бажано у соціальних, освітніх чи гуманітарних проєктах.

• Досвід у веденні документації та координації заходів/логістики.

Мови

• Українська – рідна.

• Англійська – базові знання (усна та письмова).

Необхідні навички та компетенції

• Сильні організаційні навички та увага до деталей.

• Володіння MS Office, електронною поштою, Google Drive та іншими цифровими інструментами.

• Ефективні комунікаційні та міжособистісні навички.

• Здатність працювати у команді та дотримуватися стислих термінів.

• Гнучкість, адаптивність та орієнтація на вирішення проблем.

• Відданість принципам захисту, доброчесності та підзвітності.

Бажані кваліфікації

• Попередній досвід роботи у гуманітарних чи громадських проєктах.

• Знання вимог донорської звітності та фінансової документації.

• Знання принципів захисту та стандартів захисту даних.

Захист дітей та Кодекс поведінки

Працівник зобов’язаний виконувати обов’язки відповідно до політик організації щодо захисту дітей, рамки запобігання сексуальній експлуатації та зловживанню (PSEA), а також Політики захисту дітей.

Будь ласка, надішліть своє резюме та короткий мотиваційний лист до 05 січня  2026 року. У темі листа вкажіть:«Вакансія: Адміністратор (Біляївка, Одеський район) – [Ваше ім’я]».

AVSI Foundation Ukraine прагне забезпечувати різноманітність та інклюзивність. Ми заохочуємо подавати заявки всіх кваліфікованих кандидатів незалежно від раси, етнічного походження, релігії, статі, сексуальної орієнтації, інвалідності чи віку.

Ми дякуємо всім заявникам за інтерес до роботи в AVSI Foundation Ukraine. Лише відібрані кандидати будуть запрошені до наступних етапів процесу відбору.

Vacancy – Administrator (National Position) 

 
Country: Ukraine 
Duty Station: Bilyaivka, Odesa Raion (with occasional travel within Odesa region) 
Deadline: 05 January 2026 
Starting Date: 02 January 2026 
Period: 13 months (renewable depending on performance and project needs) 
Language: Ukrainian (native); English (basic level required) 
Reporting to: Project Manager  

Aim of the Position 

The Administrator supports the functioning of the Community Center under the project under the AICS-funded project PROMO – Promoting Resilience for Children in Mykolaiv and Odesa. 
The role ensures efficient administrative, logistical, and operational support to the project team, maintaining effective documentation, coordinating events, and ensuring compliance with organizational procedures and safeguarding standards.     
The Administrator plays a key role in ensuring transparency, accountability, and smooth implementation of project activities. 

Main Tasks and Responsibilities 

Administrative and Operational Support 

• Ensure the daily functioning of the community center, maintaining an organized, safe, and welcoming environment. 

• Maintain, update, and safeguard project documentation, databases, and internal archives in line with organizational standards. 

• Organize and manage filing systems (electronic and paper-based). 

• Manage office supplies, oversee procurement processes, and ensure adequate stock control. 

• Support the preparation, consolidation, and submission of financial and administrative documentation as required by the organization. 

Event and Logistics Coordination 

• Assist the Project Manager in the organization of meetings, workshops, trainings, and community events, including logistical planning and follow-up. 

• Coordinate logistical arrangements for staff and visitors (travel, accommodation, venue preparation). 

• Monitor deadlines for project activities, supporting the team in scheduling tasks and ensuring timely implementation. 

Communication and Coordination 

• Facilitate internal communication and coordination among project teams, organizational departments, and external partners. 

• Ensure timely circulation of information and documentation within the team. 

• Report immediately to the Project Manager any operational issues, incidents, or risks that may affect project implementation, in accordance with AVSI Foundation procedures. 

Compliance and Safeguarding 

• Ensure adherence to confidentiality policies and the protection of personal data. 

• Uphold ethical standards and AVSI values in all administrative and operational practices. 

• Support the implementation of safeguarding policies, including the Prevention of Sexual Exploitation and Abuse (PSEA) and the Child Safeguarding Policy. 

Essential Requirements 

Education 

• High school diploma required; a university degree is an asset. 

Experience 

• Minimum 1 year of administrative experience, preferably in social, educational, or humanitarian projects. 

• Experience in documentation management and event/logistics coordination. 

Languages 

• Native Ukrainian speaker. 

• Basic knowledge of English (spoken and written). 

Required Skills and Competencies 

• Strong organizational skills and attention to detail. 

• Proficiency in MS Office, email, Google Drive, and other digital tools. 

• Effective communication and interpersonal skills. 

• Ability to work collaboratively and meet tight deadlines. 

• Flexibility, adaptability, and problem-solving attitude. 

• Commitment to safeguarding, integrity, and accountability. 

Desirable Qualifications 

• Previous experience in humanitarian or community-based projects. 

• Familiarity with donor reporting requirements and financial documentation. 

• Knowledge of safeguarding principles and data protection standards. 

 Safeguarding and Code of Conduct 
The post holder is required to carry out duties in accordance with the organization’s safeguarding policies, the Prevention of Sexual Exploitation and Abuse (PSEA) framework, and the Child Safeguarding Policy.

Please send your CV and a short motivation letter by 5th January 2026. In the subject line, please indicate: Administrator,  Bilyaivka, Odesa Raion (with occasional travel within Odesa region)  – [Your Name]”.

AVSI Foundation Ukraine is committed to ensuring diversity and inclusion. We encourage applications from all qualified candidates regardless of race, ethnicity, religion, gender, sexual orientation, disability, or age.

We thank all applicants for their interest in working with AVSI Foundation Ukraine. Only shortlisted candidates will be invited to the next stages of the selection process.