Security and Logistic Officer / Спеціаліст/ка з питань безпеки та логістики

Київ

В офісі/на місці

Повна зайнятість

Helvetas Swiss Intercooperation is a Swiss international development organization present in 35 countries across Africa, Asia, Latin America, and Eastern Europe. It’s activities are focused on sustainable development initiatives, infrastructure recovery, economic recovery, and resilience.

Helvetas applies a nexus approach, engaging civil society, government, and the private sector.

In Ukraine, Helvetas implements programmes for economic recovery and development and supports the rehabilitation of housing and water infrastructure in communities. Our solutions are grounded in strong analysis of Ukraine’s labour market and economic trends, ensuring effective, sustainable and scalable approaches to recovery.

Helvetas currently operates in the Kyiv, Kharkiv, Chernihiv, Sumy, Dnipropetrovsk and Poltava regions and plans to expand its activities. Working at multiple levels, Helvetas collaborates with national and local authorities, businesses, and a network of civil society partners to deliver on its objectives.

Job Purpose

To provide security & logistics management support for Kharkiv office. This position will be responsible for updating and monitoring security policies, introducing new security procedures where needed, follow up on security situation in region, daily maintaining and implementation of logistics and supply processes/systems (i.e. purchasing, warehousing, assets and fleet) for Helvetas operations for Kharkiv office in accordance with Helvetas policies and procedures. S/he will report regularly on Kharkiv office logistics and supply activities to the Operation Manager. Person will also serve as Security focal point for Kharkiv office.

Security 60%

Ensure that all staff and visitors to the Kharkiv office receive appropriate security briefing on arrival and immediately following any security incident (‘lessons learned session’) and provide security update during team meetings.
Ensure that an appropriate system is in place to provide security information to visitors in advance of their arrival.
Ensure all drivers are aware of the relevant aspect of the security management plan with regards movements and driving in Kharkiv and neiboring regions. Ensure driver briefings are conducted with specific regards to safety and security for all new drivers, and refresher sessions for all drivers at regular intervals or following a security incident.
Collect, analyse and share security information regarding the operational environment with relevant support and programme staff.
Keep all Security documents updated and relevant
Ensure that all procedures are followed
Plan appropriate security trainings

Vehicle and Fleet Management 10%

Maintain Kharkiv vehicle fleet management routines, vehicle checks including logging, onboard equipment, tools and documents and regular service due dates.
Ensure good maintenance of the vehicles and keep them in optimum condition and used costeffectively.
Ensure proper management of fuel consumption of fleet through regular vehicle fuel consumption analyses and reporting to Line Manager. Ensure proper management of vehicles (deployments) through regular vehicle deployment and mileage (KM) report analyses – and in case of significant variance, ask concerned driver(s) to explain and or report to Line Manager.
Ensure vehicle misuse is promptly reported to direct line manager if any misuse is identified.
Ensure all drivers are regularly updated on any organizational information; changes/developments including on any SOPs.
Update, disseminate and monitor weekly staff travel board (travel plans) by email and calendar tool.

Asset Management 20%

Maintaining and updating Helvetas assets including the recording of assets; disposal of assets; reporting any asset movement, loss or damage
Asset Management, including ensuring appropriate storage and maintenance of assets.
Tag / Register assets once the commodity is delivered to Helvetas premises.
Carry out spot checks for both assets/inventory

Procurement, Storage, and Delivery 10%

Ensure the procurement of Kharkiv office supplies and service needs (high and low value transactions) are carried out in a timely and cost-effective manner and according to Helvetas Policy on procurement, and keeping in mind any donor requirements on procurement.
Set realistic procurement timelines with program teams allowing S/He to assess market and obtain value for money purchases.
Keep proper record of all contracts, expenditures, receipts, purchase order forms, waybills and other documents (in both soft – on Box and hard copies where required).
Ensure the timely payment of all goods and services rendered, in coordination with budget holders and the finance department.
Coordinate all logistics/procurement activities with other departments and Kyiv office.

We offer:

A competitive salary commensurate with qualifications and experience.
Medical insurance to ensure your health and safety.
Access to psychological support services to help maintain well-being during challenging times.
Coverage of professional training and development courses for continuous growth.
A hybrid work format allowing a combination of office and remote work.
English language courses to improve proficiency.
An office located just a 2-minute walk from the metro station, equipped with reliable internet, a generator, and a shelter for safety.

We’re Hiring – Inclusive Opportunities! At Helvetas, we believe that diversity and inclusivity make us stronger. We welcome professionals with disabilities and are ready to provide a supportive and accessible work environment.

______________________________________________________________________

Helvetas Swiss Intercooperation – це швейцарська міжнародна організація, яка представлена у 35 країнах Африки, Азії, Латинської Америки та Східної Європи. Діяльність спрямована на впровадження ініціатив економічного відновлення та розвитку, стійкої інфраструктури, підтримку програм гуманітарної допомоги.

Helvetas використовує багаторівневий підхід, залучаючи до співпраці громадянське суспільство, уряд та приватний сектор.

Діяльність Helvetas в Україні спрямована на впровадження програм економічного відновлення та розвитку. Крім цього, Helvetas працює над стійким відновленням житлової та водної інфраструктури у громадах. Helvetas формує свої рішення на основі глибокої аналітики українського ринку праці та економічних тенденцій, забезпечуючи ефективні, сталi та масштабовані рішення для відновлення України.

Наразі Helvetas працює у Київській, Харківській, Чернігівській, Сумській, Дніпропетровській та Полтавській областях та планує розширити свою діяльність. Налагоджуючи роботу на різних рівнях, Helvetas співпрацює з національними та місцевими органами влади, бізнесом, а також розбудовує партнерську мережу громадських організацій для реалізації завдань.

Мета посади

Забезпечення управлінської підтримки з питань безпеки та логістики для Харківського офісу. Посада передбачає відповідальність за оновлення та моніторинг політик безпеки, впровадження нових процедур безпеки за потреби, відстеження безпекової ситуації в регіоні, а також щоденне ведення та впровадження логістичних і постачальних процесів/систем (зокрема закупівлі, складський облік, управління активами та автопарком) для операцій Helvetas у Харківському офісі відповідно до політик і процедур Helvetas.

Працівник/працівниця регулярно звітуватиме Операційному менеджеру про логістичну та постачальну діяльність Харківського офісу, а також виконуватиме функції контактної особи (focal point) з питань безпеки для Харківського офісу.

Security 60%

Забезпечувати, щоб усі співробітники та відвідувачі Харківського офісу отримували належний інструктаж з питань безпеки після прибуття, і надавати оновлення щодо безпекової ситуації під час командних зустрічей.
Забезпечувати наявність належної системи попереднього інформування відвідувачів з питань безпеки до їхнього прибуття.
Забезпечувати обізнаність усіх водіїв щодо відповідних положень плану управління безпекою, що стосуються пересування та водіння в Харкові та прилеглих регіонах. Проводити інструктажі для всіх нових водіїв із особливим акцентом на безпеку та захист, а також регулярні повторні інструктажі для всіх водіїв або після будь-якого безпекового інциденту.
Збирати, аналізувати та поширювати інформацію з питань безпеки щодо операційного середовища серед відповідного допоміжного та програмного персоналу.
Підтримувати всі документи з питань безпеки в актуальному та належному стані.
Забезпечувати дотримання всіх процедур.
Планувати та організовувати відповідні навчання з питань безпеки.

Управління транспортом та автопарком – 10%

Забезпечувати ведення процедур управління автопарком Харківського офісу, включно з перевірками транспортних засобів: журналюванням, наявністю бортового обладнання, інструментів і документів, а також контролем регулярного технічного обслуговування.
Забезпечувати належне технічне обслуговування транспортних засобів, підтримувати їх в оптимальному стані та забезпечувати їх економічно ефективне використання.
Забезпечувати належний контроль споживання пального автопарком шляхом регулярного аналізу витрат пального та звітування безпосередньому керівнику. Забезпечувати належне управління використанням транспортних засобів (виїзди) через регулярний аналіз звітів щодо розподілу транспорту та пробігу (км); у разі значних відхилень запитувати пояснення у відповідного(их) водія(їв) та/або інформувати безпосереднього керівника.
Забезпечувати своєчасне інформування безпосереднього керівника про будь-які випадки неналежного використання транспортних засобів у разі їх виявлення.
Забезпечувати регулярне інформування всіх водіїв про будь-які організаційні зміни, оновлення чи розвиток, зокрема щодо стандартних операційних процедур (SOP).
Оновлювати, поширювати та моніторити щотижневу таблицю пересувань персоналу (плани поїздок) електронною поштою та за допомогою календарних інструментів.

Управління активами – 20%

Підтримувати та оновлювати облік активів Helvetas, зокрема ведення реєстру активів, списання/утилізацію активів, а також звітування про будь-яке переміщення, втрату або пошкодження активів.
Забезпечувати управління активами, включно з належним зберіганням і технічним обслуговуванням активів.
Маркувати та реєструвати активи одразу після надходження товарів на об’єкти Helvetas.
Проводити вибіркові перевірки активів та запасів (інвентарю).

Закупівлі, зберігання та доставка – 10%

Забезпечувати здійснення закупівель товарів і послуг для Харківського офісу (операції як великої, так і малої вартості) своєчасно та економічно ефективно, відповідно до Політики Helvetas щодо закупівель, з урахуванням вимог донорів.
Узгоджувати реалістичні строки закупівель із програмними командами, що дозволяє провести оцінку ринку та забезпечити оптимальне співвідношення ціни й якості.
Вести належний облік усіх контрактів, витрат, рахунків, квитанцій, форм замовлень на закупівлю, товарно-транспортних накладних та інших документів (в електронному вигляді — на Box, а також у паперовому форматі за потреби).
Забезпечувати своєчасну оплату всіх наданих товарів і послуг у координації з відповідальними за бюджет особами та фінансовим відділом.
Координувати всі логістичні та закупівельні процеси з іншими підрозділами та Київським офісом.

Ми пропонуємо:

Конкурентну заробітну плату, яка відповідає кваліфікації та досвіду.
Медичне страхування для забезпечення вашого здоров’я та безпеки.
Доступ до послуг психологічної підтримки, що допомагає зберігати добробут у складних ситуаціях.
Оплату професійного навчання та тренінгів для подальшого розвитку.
Гібридний формат роботи, що дозволяє поєднувати роботу в офісі та дистанційно.
Курси англійської мови для підвищення рівня володіння мовою.
Офіс розташований за 2 хвилини ходьби від станції метро, обладнаний стабільним інтернетом, генератором та укриттям для безпеки

Ми наймаємо – рівні можливості для всіх!

У Helvetas ми віримо, що різноманітність та інклюзивність роблять нас сильнішими. Ми відкриті до професіоналів з інвалідністю та готові забезпечити підтримку та доступне робоче середовище.

Oleksandra Yedynchuk