Менеджер проєктів – Медичні конференції

Ми шукаємо менеджера проєктів, який повністю візьме на себе організацію наших медичних конференцій та заходів. Ви забезпечуватимете бездоганне проведення 15-25 конференцій на рік (онлайн та очні).

У вас буде повна операційна самостійність у веденні конференцій – від координації спікерів до підготовки підсумкових звітів. Це не асистентська позиція; після онбордінгу ви самостійно вестимете проекти від початку до кінця, працюючи з різними стейкхолдерами.

Ваші обов'язки

Організація очних конференцій:

• Спочатку: працювати разом з колегою на очних конференціях, вивчати процеси

• Згодом: самостійно вести окремі очні заходи від планування до втілення

• Виїжджати на локації для контролю організації та вирішення питань на місці

• Координувати майданчики, логістику, підрядників та сервіс для учасників

Організація онлайн-конференцій:

• Координувати спікерів: листування, підтвердження тем і презентацій, технічні моменти

• Складати програми конференцій та описи заходів

• Створювати маркетингові матеріали конференції (обкладинки, графіку, інші промо-матеріали)

• Заповнювати сайти конференцій на нашій івент-платформі

• Готувати та відправляти email-розсилки для інформування і залучення учасників

• Працювати зі спонсорами та партнерами: надсилати реферальні посилання, готувати договори, рахунки та акти

• Координувати роботу технічної команди

• Проводити тестові підключення зі спікерами перед конференцією

• Готувати пост-тести та опитування

• Створювати та надсилати аналітичні звіти спонсорам і партнерам

• Оформлювати БПР документацію для звітів в МОЗ України

• Вести фінансову звітність по заходам

• Підтримувати всю документацію в корпоративній базі

Адміністрування:

• Готувати договори, рахунки та акти для проектів

• Вести документообіг у корпоративних системах

• Контролювати оплати та мінімізувати терміни заборгованості

Кого ми шукаємо

Обов'язково:

• Відповідальність та самостійність – ви розбираєтесь у питаннях без сторонньої допомоги та доводите справи до кінця

• Скрупульозність – під вашим контролем нічого не губиться і не забувається

• Чудові комунікативні навички – ви пишете та говорите грамотно та зрозуміло, швидко відповідаєте, вмієте будувати довірливі стосунки з людьми

• Дисциплінованість – ви чітко дотримуєтесь інструкцій та систематично виконуєте чек-листи

• Вміння вирішувати проблеми – ви попереджаєте труднощі до їх появи та ефективно справляєтесь з ними, коли вони виникають

• Впевнене володіння цифровими інструментами – ви швидко освоюєте онлайн платформи та інструменти (Zoom, email-маркетинг, CRM, бази даних)

• Комфортна робота в умовах неповної визначеності – частину процесів ви отримаєте готовими, частину допоможете створити

Буде плюсом:

• Від 1 року досвіду в івент-менеджменті, координації проектів або операційній діяльності

• Англійська мова на рівні, достатньому для робочого спілкування

• Медична чи фармацевтична освіта або певне розуміння цієї галузі

• Досвід віддаленої роботи та вміння самостійно організовувати свій робочий день

Локація та поїздки:

• Віддалена робота з будь-якого міста України

• Відрядження: 2-4 поїздки на місяць у високий сезон (березень-травень, вересень-листопад); в інші місяці – мінімум або взагалі без поїздок

Чим особлива ця робота

• Справжня самостійність: Після навчання і адаптації ви повністю керуєте своїм блоком роботи

• Різноманітність: Кожна конференція унікальна – нові теми, спікери, формати, аудиторії

• Можливість зростання: Коли кількість одночасних конференцій зросте, у вас з'явиться можливість сформувати і очолити команду

• Постійне навчання: Ви зануритесь у передові медичні теми та спілкуватиметесь з провідними медичними фахівцями

• Реальний вплив: Ваша робота безпосередньо допомагає освіті тисяч українських лікарів та покращенюю медичної допомоги сотням тисяч українців

• Гнучкість: Працюйте звідки зручно з періодичними поїздками – оптимальне поєднання

Умови

• Конкурентна ринкова зарплата з бонусами за супер-перформанс

• Повністю віддалений формат з гнучким графіком

• Перспективи зростання разом з компанією

• Безпосередня співпраця із засновником

Ця вакансія НЕ для вас, якщо:

• Ви потребуєте постійного контролю та детальних інструкцій на кожному кроці

• Важко самостійно вирішуєте робочі питання

• Слабко пишете або комунікуєте

• Не вмієте стежити за деталями

• Вам потрібне чітко структуроване середовище без жодної невизначеності

Про Медріс Груп

Медріс Груп – це бутикове агентство медичних комунікацій, що спеціалізується на медичній освіті та організації конференцій в Україні та Європі. Ми створюємо цікавий медичний освітній контент та яскраві конференції для лікарів-неврологів, кардіологів, гастроентерологів та інших спеціальностей. Компанію заснував та очолює невролог з науковим ступенем PhD. Ми організували понад 100 медичних конференцій, а нашою освітньою платформою користується понад 75 000 лікарів.

Попри всі виклики війни, ми продовжуємо розвивати медичну освіту. Наша місія – зробити світ здоровішим, шляхом об’єднання людей і покращення освіти й комунікації в медицині.