Адміністатор

 Мета посади

Забезпечення ефективної адміністративної, організаційної та документальної підтримки діяльності організації й окремих проєктів, координація внутрішніх процесів, взаємодія з партнерами, учасниками та командою.

  Основні обов’язки

1. Адміністративна підтримка організації

• Організація роботи офісу та координація адміністративних процесів ГО.
• Ведення внутрішньої документації, архівів, листування, облік договорів та актів.
• Підготовка, збір і систематизація документів для звітності (донорам, партнерам, контролюючим органам).
• Ведення баз даних (учасників, партнерів, постачальників, контактів).
• Підготовка внутрішніх наказів, листів, меморандумів, протоколів.

2. Адміністративна підтримка проєктів

• Допомога проєктній команді в організації заходів (тренінгів, семінарів, зустрічей).
• Збір та оформлення списків учасників, підписних листів, реєстраційних форм.
• Підготовка рахунків, актів, звітів, копій фінансових документів.
• Контроль за дотриманням адміністративних процедур відповідно до вимог донорів.
• Координація логістики — бронювання локацій, транспорту, проживання, кави-брейків, закупівель.
• Зв’язок з підрядниками, партнерами, постачальниками.

3. Внутрішня комунікація

• Підтримка ефективного обміну інформацією всередині команди.
• Ведення календаря подій і дедлайнів організації.
• Нагадування про терміни виконання завдань і підготовку документів.

4. Додатково (за потреби)

• Допомога у заповненні форм для донорів.
• Підтримка процесу підготовки грантових заявок.
• Координація волонтерів або учасників під час проведення заходів.

  Вимоги до кандидата

Освіта та досвід

• Вища або незакінчена вища освіта (адміністративне управління, менеджмент, соціальні науки, фінанси тощо).
• Досвід роботи в адміністративній або офісній позиції — від 1 року (досвід у ГО чи проєктах — перевага).

Навички

• Володіння Microsoft Office, Google Workspace, Canva, Zoom, Telegram, Excel.
• Вміння працювати з документами, рахунками, таблицями, формами.
• Організованість, уважність до деталей, системність.
• Вміння координувати кілька завдань одночасно.
• Комунікабельність, грамотне усне й письмове мовлення.

Особисті якості

• Відповідальність, пунктуальність, чесність.
• Готовність навчатися та дотримуватись стандартів організації.
• Дружелюбність і вміння працювати в команді.
• Емпатія та розуміння цінностей ГО МАПТТЕ (психологічна допомога, розвиток, підтримка).

 Умови роботи

• Віддалено / частково офлайн (Київ або інші регіони за потреби).
• Часткова або повна зайнятість (залежно від обсягу проєктів).
• Гнучкий графік.
• Оплата — відповідно до обсягу завдань і проєктних бюджетів.
• Можливість професійного розвитку, участі у тренінгах та навчальних програмах.