HR & Admin Coordinator / Експерт з кадрових та адміністративних питань

Save the Children International – провідна міжнародна гуманітарна організація, що понад 100 років захищає права дітей у всьому світі. Ми працюємо у більш ніж 100 країнах, реагуючи на надзвичайні ситуації, впроваджуючи інноваційні програми розвитку та відстоюючи інтереси дітей на глобальному рівні.

В Україні наша діяльність розпочалася у 2014 році. Відтоді ми значно розширили географію присутності, надаючи підтримку дітям і сім’ям, які постраждали від війни. Ми працюємо у таких напрямах, як освіта, захист дітей, продовольча безпека та соціальна підтримка, а також здійснюємо адвокаційну діяльність, спрямовану на забезпечення довготривалих змін у житті дітей.

Мета посади:

Експерт з кадрових та адміністративних питань забезпечує ефективну, орієнтовану на людей та відповідну вимогам підтримку Південного регіонального офісу у сфері управління персоналом і адміністративних процесів. Посада має ключове значення для персоналу та керівників департаментів, оскільки передбачає всебічну підтримку в питаннях найму, онбордингу нових працівників, трудових відносин, управління кадровими даними, а також щоденних адміністративних завдань — зокрема, організації роботи офісу, координації логістики та забезпечення подорожей і проживання співробітників. У тісній співпраці з регіональним директором, менеджером з персоналу та відповідними відділами, особа, яка обіймає цю посаду, забезпечує дотримання трудового законодавства України, політик Save the Children та внутрішніх операційних стандартів. Експерт з кадрових та адміністративних питань сприяє створенню ефективного, безпечного та інклюзивного робочого середовища, яке дозволяє співробітникам якісно виконувати свої обов’язки та досягати позитивних результатів для життя дітей.

Основні обов’язки

• Виступати основною контактною особою з кадрових та адміністративних питань для Південного регіонального офісу, забезпечуючи активну комунікацію зі співробітниками та ефективне надання HR-послуг у тісній взаємодії з Управителем з підбору, забезпечення та використання персоналу.
• Забезпечувати повну відповідність кадрових процесів і документації трудовому законодавству України та внутрішнім політикам організації.
• Координувати процеси онбордингу та офбордингу співробітників регіонального офісу, забезпечуючи своєчасне оформлення всіх необхідних документів та оновлення інформації в HR-системах.
• Підтримувати точні та повні кадрові записи, включно з особовими справами, особовими картками (форма П-2), трудовими договорами, додатковими угодами та кадровими наказами; забезпечувати їх належне архівування та передачу до Центрального офісу.
• Готувати, перевіряти та оновлювати кадрові документи (трудові договори; накази про прийняття, переведення, зміну умов праці, відпустки, звільнення тощо) відповідно до вимог законодавства та внутрішніх процедур.
• Вести та контролювати графіки відпусток, оформлення лікарняних, облік пільг і страхових періодів; за потреби готувати довідки з місця роботи та документи для Пенсійного фонду.
• Забезпечувати своєчасне надання HR-даних, звітів і консультацій команді регіонального управління для підтримки процесу ухвалення рішень.
• Сприяти розробці, впровадженню та періодичному перегляду HR-політик, процедур і бізнес-кейсів з метою підвищення ефективності, економічності та відповідності законодавству.
• Підтримувати узгодженість та упорядкування кадрової документації та HR-практик у регіоні, включно з дотриманням вимог щодо захисту персональних даних.
• Сприяти реалізації стратегічних HR-ініціатив у координації з Управителем з підбору, забезпечення та використання персоналу, а також підтримувати Директора з кадрових та адміністративних питань у стратегічному плануванні персоналу.
• Брати участь в організаційних ініціативах і глобальних проєктах Save the Children, спрямованих на вдосконалення HR-практик та покращення досвіду співробітників.
• Дотримуватися та просувати політики Save the Children щодо захисту дітей, Кодексу поведінки, запобігання домаганням та інших обов’язкових стандартів у щоденній роботі.
• Виконувати інші завдання, визначені Директором Південного регіонального офісу або HR & Admin департаментом, відповідно до цілей посади.

Адміністративні обов’язки

• Контролювати щоденну адміністративну діяльність Південного регіонального офісу та приміщень для проживання гостей.
• Ініціювати платіжні запити для всіх орендованих SCI приміщень (зокрема квартир для інтернаціонального персоналу, житла для відвідувачів, офісної оренди тощо) та інших пов’язаних платежів.
• Забезпечувати наявність усіх відповідних та коректних документів для підтвердження всіх платежів.
• Готувати щомісячні звіти щодо використання корпоративних кредитних карток, витрат на таксі та долучатися до щомісячного бюджетного планування польового офісу.
• Контролювати роботу прибиральників, щоб забезпечувати належний стан офісних та гостьових приміщень.
• Готувати й оновлювати адміністративну документацію, включно з договорами з постачальниками, договорами оренди та іншими відповідними документами.
• Організовувати та контролювати всі логістичні й житлові умови для персоналу та відвідувачів.
• Забезпечувати своєчасну комунікацію та координацію з командами Supply Chain, Finance та Security для безперебійного функціонування офісу.
• Сприяти розробці операційних бюджетів та допомагати у підготовці звітності для керівництва й інших зацікавлених сторін за потреби.
• Підтримувати організацію заходів (тренінгів, конференцій), зустрічей із ключовими стейкхолдерами, донорами та партнерами; за необхідності брати участь у зустрічах для надання відповідної підтримки.

Щоб бути успішним, Вам необхідно  мати:  

• Ступінь магістра з бізнес-адміністрування, соціальних наук або відповідній галузі.
• Щонайменше 5 років досвіду роботи на посаді HR-генераліста або HR-координатора, бажано в міжнародній організації.
• Глибоке розуміння HR-процесів, зокрема трудового законодавства України, підбору персоналу, взаємодії з працівниками, систем компенсацій і пільг, тлумачення політик та процесів організаційних змін.
• Здатність ефективно взаємодіяти та співпрацювати з керівництвом вищої ланки, а також сприяти розвитку HR-компетенцій у командах.
• Проактивність, вміння швидко вирішувати проблем, включно з оцінюванням і мінімізацією ризиків та адаптуватися в динамічному середовищі.
• Відмінні комунікаційні навички (письмові та усні) і здатність надавати чіткі, практичні HR-рекомендації. 
• Розвинені навички презентації, фасилітації та міжособистісної взаємодії.
• Уміння працювати в команді, здатність будувати позитивні робочі стосунки на всіх рівнях взаємодії.
• Впевнене володіння Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) та досвід роботи з цифровими платформами для HR-процесів і досліджень. 
• Прихильність до принципів різноманіття, рівності, інклюзивності та до місії й цінностей Save the Children.
• Вільне володіння англійською мовою (усною та письмовою); обов’язкове знання української мови.

Ми пропонуємо

• Офіційне працевлаштування відповідно до законодавства України
• Міжнародні умови праці
• Робочий день з 9 до 17 години
• Медичне страхування
• Страхування життя та здоров'я
• Можливості для навчання та професійного розвитку

Політика захисту дітей:

Ми повинні гарантувати безпеку дітей, тому наш процес відбору передбачає сувору перевірку даних та відображає наше зобов’язання захищати дітей від насильства. 

Здоров'я і безпека:

Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування.

Різноманітність, справедливість та інклюзивність: 

SCI прагне створити справді інклюзивну, ефективну та репрезентативну організаційну культуру, заохочуючи справедливість і різноманітність серед своїх співробітників і усуваючи незаконну дискримінацію.

Готові найняти працівника з інвалідністю.

Якщо вас зацікавила вакансія, надсилайте резюме англійською мовою  до 04.02.2026. Зверніть увагу, що вакансія залишатиметься відкритою на сайті, поки ми не знайдемо успішного кандидата.

У супровідному листі вкажіть очікуваний рівень заробітної плати та рівень володіння англійською мовою.