HR & Admin Officer/ Консультант з кадрових та адміністративних питань

Save the Children International — провідна міжнародна гуманітарна організація, що понад 100 років захищає права дітей у всьому світі. Ми працюємо у більш ніж 100 країнах, реагуючи на надзвичайні ситуації, впроваджуючи інноваційні програми розвитку та відстоюючи інтереси дітей на глобальному рівні.

В Україні наша діяльність розпочалася у 2014 році. Відтоді ми значно розширили географію присутності, надаючи підтримку дітям і сім'ям, які постраждали від війни. Ми працюємо у таких напрямах, як освіта, захист дітей, продовольча безпека та соціальна підтримка, а також здійснюємо адвокаційну діяльність, спрямовану на забезпечення довготривалих змін у житті дітей.

МЕТА ПОСАДИ

HR & Admin Officer відповідає за ефективне впровадження процесів управління персоналом та адміністративних процедур відповідно до політик, стандартів Save the Children International (SCI) та вимог місцевого трудового законодавства. Посада передбачає надання прямої технічної й операційної підтримки HR/Admin Coordinator та менеджерам у сферах рекрутингу, управління персоналом, документообігу, нарахування заробітної плати та загального офісного адміністрування.

HR-компонент ролі зосереджений на підтримці та координації HR-діяльності, зокрема: рекрутинг, онбординг, управління даними для payroll, облік відпусток і результативності, а також ведення точних і комплаєнтних персональних справ працівників.

Адміністративний напрям забезпечує ефективну щоденну роботу офісу, включаючи обробку платежів, логістику, закупівлю витратних матеріалів, заходи з добробуту персоналу та координацію допоміжного персоналу.

Посада вимагає високих організаційних і комунікаційних навичок, уваги до деталей та здатності працювати з кількома пріоритетами у динамічному гуманітарному середовищі.

З огляду на контекст України, HR & Admin Officer може бути залучений до виконання завдань поза стандартним профілем ролі для підтримки екстреного реагування та безперервності операцій.

КЛЮЧОВІ ЗОНИ ВІДПОВІДАЛЬНОСТІ

HR-обов’язки

• Збір первинних даних (персональні дані, контракти/угоди, підписані політики, сертифікати про проходження тренінгів, заяви тощо) та забезпечення їх наявності в особових справах
• Підготовка HR-договорів, документів, наказів, листів, довідок відповідно до законодавства України
• Підтримка HR Coordinator у відстеженні заповнення табелів обліку робочого часу (timesheets) для національного та міжнародного персоналу
• Збір, перевірка й облік заяв на відпустку, оновлення Leave Tracker
• Ведення та регулярне оновлення інформації про проходження адаптації новими працівниками
• Комунікація з ІТ-командою щодо питань корпоративних e-mail акаунтів
• Ведення трекерів (відпустки, рекрутинг тощо) для швидкого доступу до інформації
• Підтримка HR/Admin Coordinator у підготовці даних для передачі payroll-документів у фінансовий відділ
• Управління документацією для допоміжного персоналу (контракти, акти, рекомендаційні листи, тревел-репорти тощо)
• Допомога в оновленні системи Performance Management та підготовці звітів за потреби
• Підтримка в щоденних HR-завданнях
• Супровід оформлення страхування для персоналу
• Підготовка документації для взаємодії з зовнішніми органами (реєстрація, оподаткування, страхування, навчання та розвиток, wellbeing тощо)
• Підтримка рекрутингу відповідно до принципів Safe Recruitment
• Своєчасне та коректне внесення даних у систему Oracle HR

Адміністративні обов’язки

• Підтримка впровадження офісних процесів і протоколів відповідно до SOP SCI
• Ініціювання платіжних запитів за оренду офісу, гостьового будинку та комунальні послуги у м. Дніпро
• Обробка поточних адміністративних платежів
• Передача затверджених платіжних документів до фінансового відділу
• Облік SIM-карт для персоналу Південного офісу
• Облік ключів від офісу та гостьового будинку
• Організація транспорту та проживання для персоналу й гостей
• Контроль роботи прибирального персоналу та їхніх табелів
• Моніторинг технічного стану офісу й гостьових будинків
• Реєстрація вихідної кореспонденції
• Адміністративна підтримка заходів з добробуту персоналу
• Закупівля офісних матеріалів
• Логістична підтримка візитів, делегацій і консультантів
• Підготовка welcome-матеріалів та організація переговорних кімнат
• Ведення графіків візитів та передача інформації командам Safety & Security і Fleet
•Виконує роль відповідальної особи за координацію внутрішньої підтримки для делегацій та консультантів.
• Закупівля канцелярії, меблів, visibility-матеріалів
• Облік та розповсюдження visibility-матеріалів
• Підтримка організації внутрішніх і зовнішніх подій
• Робота з кореспонденцією та посилками
• Друк і видача бейджів
• Організація внутрішніх свят і привітань
• Координація графіків використання переговорних і івент-просторів

КВАЛІФІКАЦІЇ ТА ДОСВІД

Освіта
• Сертифікат про освіту, вища освіта буде перевагою

Кваліфікації
• Знання трудового законодавства України
• Досвід або розуміння роботи в НУО — бажано
• Досвід роботи з Oracle HR / Taleo — бажано
• Відмінні міжособистісні навички
• Вільне усне та письмове володіння англійською (B2 або вище) та українською/російською
• Впевнений користувач ПК (MS Office, бази даних)
• Висока уважність до деталей, організованість, вміння працювати з конфіденційною інформацією
• Здатність працювати з великим навантаженням

Досвід (обов’язковий)
• Мінімум 1 рік досвіду в HR/Admin або роботі з даними

ДОДАТКОВІ ОБОВ’ЯЗКИ

Перелік обов’язків не є вичерпним. Працівник може бути залучений до виконання додаткових завдань у межах своєї кваліфікації та досвіду.

Ми пропонуємо

• Офіційне працевлаштування відповідно до законодавства України
• Міжнародні умови праці
• Робочий день з 9 до 17 години
• Медичне страхування
• Страхування життя
• Можливості для навчання та професійного розвитку

Політика захисту дітей:

Ми повинні гарантувати безпеку дітей, тому наш процес відбору передбачає сувору перевірку даних та відображає наше зобов’язання захищати дітей від насильства.

Здоров’я і безпека:

Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування.

Різноманітність, справедливість та інклюзивність:

SCI прагне створити справді інклюзивну, ефективну та репрезентативну організаційну культуру, заохочуючи справедливість і різноманітність серед своїх співробітників і усуваючи незаконну дискримінацію.

Готові найняти працівника з інвалідністю.

Запобігання шахрайству, хабарництву та корупції

Посадова особа повинна виконувати необхідні обов’язки відповідно до Політики щодо протидії шахрайству, хабарництву та корупції, а також забезпечувати відсутність будь-яких випадків шахрайства, хабарництва, крадіжок чи корупції під час виконання своїх посадових обов’язків.

Якщо вас зацікавила вакансія, надсилайте резюме англійською мовою та очікуваний рівень заробітної плати до 04.02.2026.