Фахівець з закупівель /PROCUREMENT OFFICER

Прем'єр Уржанс  Інтернасьональ (ПУІ) є неприбутковою, неполітичною і нерелігійною гуманітарною неурядовою організацією. ПУІ розпочала гуманітарну діяльність в Україні в лютому 2015 р., маючи на меті відновлення та забезпечення доступу до первинних послуг охорони здоров'я для місцевого населення й внутрішньо переміщених осіб, що постраждали внаслідок озброєного конфлікту та покращення умов життя шляхом забезпечення їхніх базових потреб.

Під безпосереднім керівництвом  Менеджера з логістики,  Фахівець з закупівель несе відповідальність за виконання всіх видів діяльності, пов'язаних з логістикою, відповідно до організаційної політики та процедур, включаючи весь ланцюг постачання.

До обов'язків Фахівця з закупівель входить, зокрема, здійснення немедичних закупівель та ведення належного обліку закупівельних операцій, відстеження, звітування та архівування їх на платформі SharePoint. Крім того, Фахівець з закупівель може надавати підтримку в логістичній діяльності, якщо це необхідно та доручено. 

ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ’ЯЗКИ

1. Закупівлі.

1.1. Управління наскрізним процесом постачання товарів, послуг та робіт, необхідних для роботи ПУІ в Україні.

1.2. Гарантує дотримання процедур закупівель (від прямих закупівель до процедури міжнародного відкритого тендеру), планує та контролює процес закупівель і забезпечує дотримання визначених термінів виконання завдань, тісно співпрацює із замовниками технічних товарів;

1.3.Об'єднує та оптимізує загальну закупівлю товарів, дотримується визначених термінів;

1.4. Під керівництвом Менеджера з логістики він/вона гарантує наявність та використання плану закупівель проекту та баз даних; 

1.5. Створює базу даних постачальників та інструменти для моніторингу;

1.6.Підтримує чітку систему відстеження закупівель та PDB (База даних закупівель), та оновлює її щодня;

1.7. Тісно співпрацює з місцевими партнерами для гарантії належного виконання та розуміння процедур закупівель ПУІ;

1.8. Архівує/передає всі логістичні документи, відповідно до встановлених процедур;

1.9. Він/вона виступає в якості контактної особи з постачальниками .

2. Розробка та управління контрактами.

2.1. Надає допомогу Керівнику з логістики у підготовці контрактів Послуг, Товарів, Робіт та Майна на базовому рівні;

2.2. Гарантує використання стандартних шаблонів контрактів ПУІ;

2.3. Гарантує, що діяльність по веденню контрактів виконується вчасно, та повідомляє безпосередньому керівнику про необхідні подовження або припинення контрактних відносин;

2.4. Гарантує вчасну підготовку щомісячного Звіту з ведення контрактів, з дотриманням встановлених термінів для звітування.

3.Транспортування

3.1. Гарантує вчасну доставку товарів на місця реалізації проектної діяльності;

3.2. Завжди оптимізує використання транспортних засобів з метою забезпеченння економічно ефективних постачань;

3.3. Організовує та контролює транспортування та доставку матеріалів до їх кінцевого пункту призначення на місця реалізації проектної діяльності;

3.4. Контактує з установами-бенефіціарами з питань доставки та забезпечує відповідність використаних транспортних засобів необхідним вимогам та нормам. 

Місце роботи – Харків, Харківська область 

КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ:

Освіта: Диплом Бакалавра/Магістра (або Спеціаліста) у галузі логістики, чи суміжна спеціалізація. Управління ланцюгом постачання і закупівлями.

Досвід роботи: 3 роки досвіду роботи в у сфері логістики, Управління ланцюгом постачання та Управління закупівлями або суміжній галузі.

Знання мов: Вільне володіння українською мовою та знання англіської мови на рівні вище середнього (B2 згідно Загальновропейської рекомендації з мовної освіти). 

Знання та навички: Критичне мислення, здатність до обробки великого обсягу інформації. Організаційні навички, відмінні комунікативні навички, навички міжособистісного спілкування. Відмінні програмні, фінансові навички, а також навички планування.

Володіння ПК: Відмінне знання пакету Microsoft Office (з особливою увагою на навичках роботи з  Excel, Word та Outlook).

УМОВИ РОБОТИ:

Дата початку роботи:  лютий    2026 року

Офіційне працевлашування за строковим договором.

Місце роботи: м.Харків, Харківська обл.

Робочий час: повна зайнятість 

Кандидати, що відповідають кваліфікаційним вимогам та зацікавлені у роботі мають надіслати резюме на англійській мові та супровідний лист, вказавши щонайменше 2 контакти для рекомендацій 

ПУІ залишає за собою право проводити співбесіди з кандидатами на постійній основі, тому кандидат може бути обраний до дати закриття вакансії.

******************

Premiere Urgence Internationale (PUI) is a non-profit, non-political and non religious humanitarian NGO. PUI started humanitarian intervention in Ukraine in February 2015. The mission's objectives are to improve or restore equitable access to primary health care for the local and displaced population affected by the military conflict and to improve their living conditions by covering their fundamental needs.

Under the direct supervision of the Logistics Manager, the Procurement Officer is responsible for and accountable for the delivery of all procurement-related activities in accordance with organizational policies and procedures, including supply chain.

Objective includes but not limited to that the procurement officer is to carry out the non- medical procurement activities and maintains a proper procurement transaction record, tracking, reporting and archive them on the SharePoint. In addition, the procurement officer may task to support in the Logistics activities as when needed and assigned

TASKS AND DUTIES 

1.  Procurement 

1.1. Manage end to end supply chain process for goods, services, and works requirements for PUI operation in Ukraine.

1.2. Guarantee compliance with procurement procedures (from direct procurement to International Open Tender  procedure), plan and supervise procurement process and ensure the deadlines are respected, work in close collaboration with requesters for procurement of technical items;

1.3. Compiles and optimizes joint purchasing and respects the deadlines.

1.4. Under the guidance of Logistics Manager, she/he ensures that the project procurement planning and data bases are on place and used;

1.5. Set up a suppliers' database and monitoring tools;

1.6. Maintain clear procurement tracking system and PDB (Purchase Data Base) and update it on daily basis;

1.7. Closely cooperate with the local partners to ensure that PUI procurement procedures are on place and understood;

1.8. Archive/transfer all logistics related documents according to the existing procedures;

1.9. Serve as a focal point for staying in touch and contacting the suppliers.

QUALIFICATIONS

Education Degree: Bachelor degree (specialist’s degree) in Supply Chain, Procurement Management or other related field.

Work experience: At least 3 years' experience in Logistics, Supply Chain and Procurement management or other related field.

Language Skills: Fluent in Ukrainian and upper intermediate (B2 according to the Common European Framework of Reference for Languages) level in English (speaking/reading/writing).

Knowledge & skills: Good critical thinking; Ability to synthesis a wide scope of information. Solid organizational skills, excellent communication and interpersonal skills. Solid programmatic, financial, and organizational planning skill.

Computer skills: Excellent knowledge of Microsoft Office (with focus on Excel, Word and Outlook

CONDITIONS

Starting time:  February  2026

Working days: Full time

HOW TO APPLY:
Interested candidates should submit their CV and cover letter including at least 2 reference contacts.
Only candidates shortlisted will be contacted. PUI reserves the right to close the vacancy prior last day of application submission.