Асистент/ка (LOGISTICS ASSISTANT)

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

Main duties and responsibilities include: 

1. Warehouse management 

1.1. Responsible for cargo receiving and dispatches from ACTED/partners warehouses.

1.2. Responsible for quality checks during the warehouse operations.

1.3. Coordinate the work of the warehouse workers.

1.4. Contribute to proper stock arrangement for firewood, briquettes, NFI kits and other humanitarian goods.

 2. Stock & assets 

2.1. Maintain up-to-date stock management tools for Mykolaiv warehouse.

2.2. Support physical inventories and reporting.

2.3. Ensure compliance with ACTED stock and asset management procedures. 

3. Transport and delivery

3.1. Assist in coordination of deliveries to Mykolaiv warehouse.

3.2. Receive parcels and deliveries from Nova Poshta and other operators.

3.3. Ensure compliance with delivery documentation and procedures. 

4. Office and Premises Management

4.1. Ensure proper functioning of Mykolaiv office facilities (meeting rooms, kitchen, gates, IT rooms, generators, fuel supply, lighting).
4.2. Oversee maintenance and small repairs of office and guesthouses in coordination with the Helper (note: Helper works until 13:00).
4.3. Monitor utilities (electricity, water, heating, internet) and ensure timely payments and troubleshooting.
4.4. Support guesthouse management on request (supplies, utilities, furniture, repairs). 

5. Documentation Management

5.1. Prepare, collect, and submit warehouse and logistics documentation (receipts, acts, agreements, etc.) to the line manager.
5.2. Ensure proper filing (both paper and electronic). 

6. Reporting

6.1. Support monthly logistics internal reporting.
6.2. Contribute to incident and maintenance reporting (warehouse/office/guesthouse). 

7. Payments and Procurement Support

7.1. Support small payments for transport, warehouse and utilities under current FWAs.
7.2. Ensure compliance with ACTED procurement procedures when collecting quotes and following up with suppliers. 

8. Generator Handling and Power Backup Support

8.1. The Logistics Assistant will support day-to-day handling of generators used in the office and guesthouses, ensuring safe operation and basic upkeep during power outages: 

1. Assist with physical handling of generators (movement, positioning, connection support) when required.
2. Start and stop generators during power outages and monitor basic functioning.
3. Refuel generators in line with safety rules and maintain basic fuel stock.
4. Perform basic routine maintenance (oil change, air filter cleaning/replacement) under guidance.
5. Report technical issues and coordinate servicing with external technicians when needed.
6. Support safe fuel storage and compliance with fire safety requirements. 

9. Any other tasks assigned by line manager 

Requirements:

• University degree in a relevant field (logistics, management, engineering, or similar) is an advantage.
• At least 1 year of practical experience in logistics, warehouse, or operations-related roles.
• Ability and willingness to perform physical tasks, including loading/unloading goods, handling generators and fuel when required.
• Basic understanding of warehouse operations, stock management, and asset handling.
• Good computer skills (MS Excel, Word, Outlook).
• Intermediate English (reading and basic writing).
• Fluent Ukrainian communication skills.
• Valid driving license, category B (mandatory).
• Good knowledge of the Mykolaiv region and ability to adapt to changing operational conditions.
• Strong organizational skills and ability to work in a team-oriented environment.
• Attention to detail, integrity, reliability, and ability to work independently under supervision.

 Увага!Згідно чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язані громадяни України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Attention! Per current legislation, individuals subject to military service duty must provide updated military registration documents while being employed.

Ми пропонуємо

• Офіційне працевлаштування;
• Регулярний перегляд заробітної плати;
• 28 календарних днів щорічної відпустки;
• 3 додаткові дні відпустки на рік згідно з внутрішніми політиками;
• Оплата лікарняних у розмірі 100% заробітної плати (до 15 днів на рік) згідно з внутрішніми політиками;
• Можливість працювати віддалено 2 дні на тиждень згідно з внутрішніми політиками;
• Медичне страхування та страхування життя після завершення початкового контрактного періоду;
• Комфортний сучасний офіс із зоною для відпочинку, де завжди доступні чай та кава;
• Дружня мультикультурна команда, яка підтримує розвиток і відкритість;
• Доступ до консультацій з професійним психологом для підтримки ментального здоров’я;
• Курси англійської мови для покращення комунікаційних навичок;
• Перспективи кар’єрного зростання.

“ACTED has a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH). Please note that any candidate offered a job will sign the Code of Conduct, and related policies, as part of their work contract. Misconduct can lead to dismissal.”