Фахівець/чиня проєкту /Partnership Project Officer

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

Assignment

Under the direct supervision of the Partnership Coordinator / Area Coordinator/ Partnership Senior Officer, the Project Officer will mainly be involved in the coordination of the implementation of the grants by local CSOs / self-help groups/ local business entities. 

He/She will be responsible for supervising t the partners in the designated region, in which the PO will be assigned, being the primary point of contact for grants contracting, the implementation phase of the grants, ensuring compliance during the grant implementation and following up with and supporting the grant assistants and the selected Civil Society Organizations on reporting and any contractual issues. 

He/she will also assist the Capacity Building Officer in identifying capacity-building needs and developing plans to address them. This includes organizing training sessions on ACTED standards, humanitarian principles, accountability to affected populations (AAP), and vulnerability targeting. These sessions will ensure that minimum "do no harm" standards are in place and that aid is not diverted from those in need.

Functions:

Project management and reporting  

Planning, Implementing and Reporting 

• Coordinate with SCOs on writing, developing, and reporting implementing grant proposals. 
• Facilitates grant efforts, including grant approval process and post-award compliance.
• Day to day supervision of SCOs performance at the area level, with the support of the line manager.
• Draft lessons learned and best practises identified from the CSO sub-granting process.     
• Supporting the line manager in devising weekly and long-term work plans for the project implementation.
• Assist the Capacity Building Officer in identifying capacity-building needs and developing plans to address them
• Attend area coordination meetings.
• Excellent liaison with other Team Members, ensuring consistency and coordination of activities in the centre .
• Timely reporting on problems and challenges while working with partners to the line Manager. 
• Support draft of narrative reports / cluster report and contribute to the development of financial reports through regular budgetary follow ups.
• Communicate systematically to the Partnership Coordinator / Partnership Compliance Officer/ Partnership Senior Officer on the grant implementation progress and CSOs documentation & compliance.
• Support to Area Coordinator, the line manager and the Technical Coordinator in identifying areas for improvement and developing strategy.
• Support MEAL activities during monitoring and evaluation activities of project implementation and addressing recommendation of MEAL department to enhance effectiveness of project activities and maximize impacts.  

Logistics 

• Send accurate and precise order forms in a timely manner if requested by the line manager 
• Confirm quality of material selection when applicable 
• Ensure a proper management and use of the project assets and stocks
• Plan team movements based on available fleet and applicable policies

Finance 

• Support the line manager in reviewing the BFU(s) and provide accurate forecasts
• Support the line manager in forecasting monthly cash requirements of the project and submit to AC

HR

• Commitment to continuous learning through trainings and timely identification of capacity-building needs and opportunities, in coordination with line Manager/TC/HR Dept.     
• Supervise recruitment of enumerators when needed for data collection 
• Train Enumerators 

Transparency and Compliance 

• Ensuring compliance to ACTED internal procedures and donor procedures
• Accurate record keeping of project documentation, including photos and proper filing of meeting minutes, databases, attendance sheets, assessment reports/documents, review and updating of databases etc., in soft and hard copy

Others

• Provide translation  IF POSSIBLE of various documents (e.g. reports, minutes, beneficiary lists, information signs ) upon request of the line manager 
• Perform any additional task as requested by the line manager

Key Performance Indicators: 

1. Number of CSO reports submitted on a timely and monthly basis
2. Visibility of ACTED, donors and partners are ensured in all activities, in compliance with ACTED Global guidelines
3. FLATS procedures are respected
4. Best practices are identified and formalized throughout the CSO implementation period   

Увага!Згідно чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язані громадяни України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.
Attention! Per current legislation, individuals subject to military service duty must provide updated military registration documents while being employed.

Ми пропонуємо

• Офіційне працевлаштування;
• Регулярний перегляд заробітної плати;
• 28 календарних днів щорічної відпустки;
• 3 додаткові дні відпустки на рік згідно з внутрішніми політиками;
• Оплата лікарняних у розмірі 100% заробітної плати (до 15 днів на рік) згідно з внутрішніми політиками;
• Можливість працювати віддалено 2 дні на тиждень згідно з внутрішніми політиками;
• Медичне страхування та страхування життя після завершення початкового контрактного періоду;
• Комфортний сучасний офіс із зоною для відпочинку, де завжди доступні чай та кава;
• Дружня мультикультурна команда, яка підтримує розвиток і відкритість;
• Доступ до консультацій з професійним психологом для підтримки ментального здоров’я;
• Курси англійської мови для покращення комунікаційних навичок;
• Перспективи кар’єрного зростання.

“ACTED has a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH). Please note that any candidate offered a job will sign the Code of Conduct, and related policies, as part of their work contract. Misconduct can lead to dismissal.”