Мета:

Отримати позицію молодшого адміністративного або івент-помічника, щоб сприяти ефективній організації роботи офісу чи заходів, використовуючи свої організаційні, комунікаційні та аналітичні навички.

Ключові навички

• Організація документообігу, роботи з електронною поштою та офісною технікою.

• Ведення календаря, планування зустрічей та створення таймінгів.

• Координація логістики, роботи з постачальниками, партнерами та підрядниками.

• Управління бюджетами заходів і оптимізація витрат.

• Навички роботи з офісним програмним забезпеченням (MS Office, Google Workspace).

• Вирішення непередбачених ситуацій у рамках офісної роботи чи організації подій.

• Комунікабельність, мультизадачність, вміння працювати у команді.

• Ведення та оновлення бази даних клієнтів.

• Координація вхідної та вихідної кореспонденції.

• Допомога в організації нарад, зустрічей і заходів.

• Виконання доручень керівництва.

• Координація роботи підрядників та забезпечення ресурсами для заходу.
• • Організація логістики та підготовка матеріалів для подій.
• • Підтримка комунікації з учасниками та партнерами.
• • Контроль за дотриманням графіка та вирішення форс-мажорних ситуацій.
• Особисті якості: стресостійкість, відповідальність, креативність, увага до деталей.

Обов’язки на посаді головного спеціаліста відділу обслуговування громадян у Пенсійному фонді України: Консультування громадян: Надання консультацій щодо пенсійного забезпечення, соціальних виплат і нормативно-правових актів, що регулюють пенсійне законодавство. Роз’яснення процедур оформлення пенсій, перерахунків, а також отримання інших видів соціальних послуг. Прийом та обробка документів: Прийом заяв від громадян для призначення, перерахунку або припинення пенсій. Перевірка правильності заповнення документів і відповідність їх чинним вимогам законодавства. Формування електронних справ громадян у базі даних. Ведення баз даних та документообігу: • Обробка персональних даних заявників в електронній системі Пенсійного фонду. • Ведення архіву пенсійних справ. • Оновлення інформації в системах щодо змін у законодавстві або персональних даних отримувачів. 4. Взаємодія з іншими відділами та установами: • Запити інформації від інших структурних підрозділів Пенсійного фонду, роботодавців, судів та інших органів для уточнення даних. • Координація з банками для організації виплат пенсій. 5. Підготовка звітності та аналітики: • Формування статистичних звітів щодо обслуговування громадян. Аналіз ефективності роботи відділу та підготовка пропозицій для її покращення. 6. Робота зі зверненнями громадян: • Розгляд письмових та усних звернень громадян, вирішення спірних питань. • Підготовка відповідей на запити громадян, що надходять до відділу.Обов’язки на посаді головного спеціаліста відділу обслуговування громадян у Пенсійному фонді України: 1. Консультування громадян: • Надання консультацій щодо пенсійного забезпечення, соціальних виплат і нормативно-правових актів, що регулюють пенсійне законодавство. • Роз’яснення процедур оформлення пенсій, перерахунків, а також отримання інших видів соціальних послуг. 2. Прийом та обробка документів: • Прийом заяв від громадян для призначення, перерахунку або припинення пенсій. • Перевірка правильності заповнення документів і відповідність їх чинним вимогам законодавства. • Формування електронних справ громадян у базі даних. 3. Ведення баз даних та документообігу: • Обробка персональних даних заявників в електронній системі Пенсійного фонду. • Ведення архіву пенсійних справ. • Оновлення інформації в системах щодо змін у законодавстві або персональних даних отримувачів. 4. Взаємодія з іншими відділами та установами: • Запити інформації від інших структурних підрозділів Пенсійного фонду, роботодавців, судів та інших органів для уточнення даних. • Координація з банками для організації виплат пенсій. 5. Підготовка звітності та аналітики: • Формування статистичних звітів щодо обслуговування громадян. • Аналіз ефективності роботи відділу та підготовка пропозицій для її покращення. 6. Робота зі зверненнями громадян: • Розгляд письмових та усних звернень громадян, вирішення спірних питань. • Підготовка відповідей на запити громадян, що надходять до відділу. Досягнення на посаді: 1. Покращення обслуговування: •