Training on Data Protection and Cyber Security for Civil Society Organizations in Ukraine / Тренер із захисту та безпеки даних для організацій громадянського суспільства в Україні

As part of ActionAid’s ongoing support to civil society in Ukraine this initiative aims to enhance the knowledge and capacity of local NGOs in the field of data protection and cyber security. Given the sensitive nature of personal data handled during humanitarian responses, especially in conflict settings, there is a growing need to equip partner organizations with practical skills and tools to ensure safe, lawful, and ethical data handling practices. 

ActionAid plans to organize a 1-day offline workshop with following online sessions (6 per 1,5-2 hours) for 6 local partner NGOs (Kharkiv – 2, Mykolaiv – 1, Dnipro – 1, Zaporizhzhia – 1, Ivano-Frankivsk –1), targeting approximately 30-35 participants in total. 

Загальні положення 

1. ActionAid is seeking a qualified trainer who meets the following criteria: 

• Ukrainian national or resident familiar with the national data protection context. 

• At least 5 years of experience in data protection, digital security, or humanitarian data management. 

• Prior experience training NGOs in data protection or privacy. 

• Solid understanding of the EU General Data Protection Regulation (GDPR), Ukraine’s Law on Personal Data Protection, and international data ethics standards. 

• Strong facilitation, communication, and interpersonal skills. 

• Commitment to humanitarian values and ethical standards. 

• No civil servant (elected or not) or member of local administration and institutions, including educational, social and medical, and regardless of their rank and position, may be involved as project trainers: their general participation and support for the implementation of humanitarian projects and projects development should be understood as part of their state mandate and not the result of a private contract for the provision of services. 

 

Scope of work 

1. Trainers and/or mentors will: 

• Design and deliver an interactive workshop on the following topics: 

• Basics of data protection and privacy 

• Risk assessment and data breach prevention 

• Access to the data 

• Software of data bases and archiving of data 

• Manioulations and fake news and its prevention 

• Legal obligations under Ukrainian and EU data laws 

• Ethical data management in humanitarian and civil society contexts 

• Practical tools and templates (e.g., consent forms, data protection checklists) 

• Provide digital or printed training materials, exercises, and reference documents. 

• Coordinate the training content and logistics with the ActionAid focal point. 

• Ensure training is participatory and adapted to the needs of civil society partners. 

• Held two-hour online session following the training with each of the organization to support their work on strengthening data protection. 

 

 

2. Trainers are required to comply with the requirements of PSEAH, safety instructions, fire safety, and other mandatory instructions and procedures related to his/her work. 

Logistical Arrangements and Coordination 

 

In the case of offline training events, ActionAid will confirm whether a venue is provided. Coordination of the training sessions—including agreement on the date, agenda, and curriculum (if applicable)—will be carried out in close collaboration between the trainer(s) and the designated ActionAid focal point. The provision of training materials and stationery (e.g., flipcharts, markers, notebooks) will also be clarified in advance and confirmed by ActionAid as per logistical feasibility. 

 

Interested consultants should submit (preferable in English):  

• A technical proposal detailing methodology, work plan, and previous experience.  

• A financial proposal with an estimated budget  

• CV(s) of consultant(s) and at least two references from similar assignments. 

 

 

How to apply: Please submit your application to the Отправить резюме  until June 25, 2025 with a subject of the email: Training on Data Protection and Cyber Security for CSOs in Ukraine.

У рамках  підтримки громадянського суспільства в Україні ActionAid реалізує ініціативу, спрямовану на підвищення рівня знань та спроможності місцевих НУО у сфері захисту та безпеки даних. Враховуючи чутливий характер персональних даних, що обробляються під час гуманітарного реагування, особливо в умовах конфлікту, зростає потреба забезпечити партнерські організації практичними навичками та інструментами для безпечної, законної та етичної обробки даних. 

ActionAid планує організувати 1-денний офлайн-тренінг з сесіями онлайн консультування (6 по 1,5 - 2 години) для 6 місцевих партнерських НУО (у Харкові - 2, Дніпрі - 1, Івано-Франківську - 1, Запоріжжі - 1, Миколаєві - 1), орієнтований приблизно на 30-35 учасників загалом. 

General provisions 

 

1. ActionAid шукає кваліфікованого тренера, який відповідає наступним критеріям: 

• Громадянин або резидент України, добре обізнаний із національним контекстом захисту даних. 

• Щонайменше 5 років досвіду у сфері захисту даних, цифрової безпеки або управління гуманітарними даними. 

• Попередній досвід проведення тренінгів для НУО з питань захисту даних або конфіденційності. 

• Ґрунтовне розуміння Загального регламенту захисту даних ЄС (GDPR), Закону України «Про захист персональних даних» та міжнародних стандартів етики у сфері даних. 

• Відмінні навички фасилітації, комунікації та міжособистісної взаємодії. 

• Відданість гуманітарним цінностям і етичним стандартам. 

• Жоден державний службовець (обраний чи ні) або представник місцевої адміністрації та установ, включаючи освітні, соціальні чи медичні, незалежно від рангу чи посади, не може бути залучений як тренер проєкту: їхня участь і підтримка у впровадженні гуманітарних чи розвиткових ініціатив повинна розглядатися як частина їхнього державного мандату, а не як результат приватного контракту на надання послуг. 

 

Завдання та послуги 

1. Тренери та/або ментори будуть: 

• Розробляти та проводити інтерактивний тренінг за такими темами: 

• Основи захисту даних і конфіденційності 

• Оцінка ризиків і запобігання витокам даних 

• Доступ до даних 

• Системи зберігання та обробки даних та архівування даних 

• Маніпуляції та фейк новини і їх запобігання 

• Юридичні зобов’язання відповідно до законодавства України та ЄС у сфері захисту даних 

• Етичне управління даними в гуманітарному контексті та в діяльності громадянського суспільства 

• Практичні інструменти та шаблони (наприклад, форми згоди, чек-листи із захисту даних) 

• Надавати цифрові або друковані навчальні матеріали, вправи та інші документи. 

• Координувати зміст тренінгу та логістичні питання з відповідальною особою ActionAid. 

• Забезпечувати, щоб тренінг був інтерактивним, залучаючим і адаптованим до потреб партнерів з громадянського суспільства. 

• Провести онлайн сесію (2 години) на запит організації для підтримки її роботи в напрямку посилення захисту даних (протягом місяця після тренінгу). 

 

2. Тренери зобов’язані дотримуватися вимог PSEAH, інструкцій з безпеки, протипожежної безпеки, та інших обов’язкових інструкцій та процедур, що стосуються його/її роботи. 

Логістичні заходи та координація 

У випадку офлайн-тренінгів ActionAid підтвердить, чи буде надано приміщення для проведення тренінгу. Координація тренінгів, включно з узгодженням дати, порядку денного та навчальної програми (за необхідності), здійснюватиметься у тісній співпраці між тренером(ами) та призначеним координатором від ActionAid. Забезпечення навчальними матеріалами та канцелярським приладдям (наприклад, фліпчартами, маркерами, блокнотами) також уточнюється заздалегідь і підтверджується ActionAid відповідно до логістичної доцільності.  

Зацікавлені консультанти повинні подати (бажано англійською мовою): 

• Технічну пропозицію з детальним описом методології, плану роботи та попереднього досвіду. 

•  Фінансову пропозицію з орієнтовним бюджетом 

• Резюме(-а) консультанта(-ок, -ів) та щонайменше дві рекомендації з аналогічних проектів. 

Як подати заявку: Надішліть заявку на Отправить резюме  до 25 червня 2025 р. з вказанням “Training on Data Protection and Cyber Security for CSOs in Ukraine” у темі листа.