Асистент програми / Programme Assistant

Місце роботи: Миколаїв

Дата початку: Відкриття цієї позиції залежить від підтвердження фінансування від донорів, яке організація очікує найближчим часом. Відбір кандидатів проводиться завчасно та на умовній основі. Остаточне рішення щодо укладення трудового договору буде ухвалено після підтвердження фінансування.

Тривалість контракту: 2-місячний випробувальний термін з можливим подовженням у разі наявності фінансування

Організація «Людина в біді» здійснює свою діяльність в Україні з початку серпня 2014 року і з того часу, гуманітарні програми швидко розширюються. У цей час, «Людина в біді» є однією з основних гуманітарних організацій в Україні, яка надає нейтральну і незалежну гуманітарну допомогу людям, які постраждали від конфлікту.

PIN є роботодавцем, який надає рівні можливості, тому заявки приймаються від усіх кваліфікованих кандидатів без розрізнення за будь-якими ознаками, включаючи расу, етнічну приналежність, національність, вік, релігію, інвалідність, сексуальну орієнтацію, статеву ідентичність та інші. PIN приймає заявки від представників різних груп та цінує різноманіття.

Загальна інформація про роль співробітника:

Під загальним контролем Старшого фахівця програм, Асистент програми відповідає за коректність та повноту наданої інформації, забезпечуючи вчасне та ефективне впровадження плану заходів департаменту/ проекту, та збереження (архівування) всіх доручених та отриманих документів відповідним чином. 

Опис загальних обов'язків  

Асистент підпорядковується Старшому фахівцю програм який підпорядковується Регіональному менеджеру для Півдня. Він/вона надає безпосередню підтримку призначеній секторальній команді, а також зобов’язаний надавати інформацію за запитом, та співпрацювати з такими відділами, як відділ Грантів та звітів, моніторингу та оцінки, або будь яким іншим відділом, який забезпечує або має відношення до виконання діяльності PIN у регіоні.  

Зовнішні відносини: 

Асистент програми забезпечує ефективність виконання програм та проектів PIN у регіоні  шляхом представництва PIN на місцевому рівні серед інших зацікавлених сторін (міжнародних/національних громадських організацій, установ, органів влади, представників місцевих громад, тощо), а також взаємодії та координації з ними в регіоні підпорядкування.  

Характерні обов'язки та відповідальність  

• Забезпечує своєчасне та ефективне виконання відповідних заходів на всій закріпленій території та сектору; 
• Забезпечує оперативне надання всієї відповідної інформації лінійному керівнику 
• Надає необхідну інформацію для планування, підготовки та виконання діяльності в межах;  
• Супроводжує проведення всіх видів оцінки та процесів відбору. 
• Сприяє організації та проведенню зустрічей зі всіма локальними акторами – представниками місцевої влади, громади, місцевими НГО та ін. 
• регулярно відвідує місця реалізації проекту, контролює хід усіх заходів і повідомляє про результати та будь-які проблеми своєчасно та безпосередньо лінійному менеджеру; 
• У випадках імплементації проектної діяльності у регіоні безпосередньо PIN, або із залученням партнерів, забезпечує наявність, або контролює своєчасне та таке, що відповідає стандартам PIN, надання звітності у координації з Адміністратором.    
• Ретельно і правильно заповнює всю необхідну проектну документацію. За потреби вносить дані до бази даних бенефіціарів. Перевіряє відповідність до вимог донора; 
• Адмініструє проєктну базу даних бенефіціарів, забезпечуючи правильність та своєчасне оновлення інформації. 
• Реєструвати та зберігати в порядку всі документи, передані Фахівцями програм. 
• Допомагати Фахівцям програми  перевіряти дані бенефіціарів згідно проєктних цілей. 
• Готувати проектні дані для координації з іншими зацікавленими сторонами. 
• Сканувати і архівувати  проектну документацію. 
• Допомагати забезпечувати інтеграцію проекту в загальну програму сектору.  
• Відображає та відстежує потреби та прогалини; 
• Виконує всі встановленні правила безпеки PIN 
• Несе відповідальність за правильність та повноту наданої інформації 
• забезпечувати вчасне та ефективне впровадження плану заходів департаменту/проекту та оперативне надання всієї необхідної інформації безпосередньому керівнику;
• забезпечувати нерозголошення конфіденційної інформації організації та персональних даних співробітників або третіх осіб, що стали відомі у процесі виконання службових обов’язків. 

• Працівник зобов’язаний виконувати вимоги Політики стосовно місцевого персоналу та Правил внутрішнього трудового розпорядку, додержуватись інструкцій з безпеки, протипожежної безпеки, та інших обов’язкових інструкцій та процедур, що стосуються його роботи. 

• Роботодавець має право давати працівнику також інші завдання в межах його повноважень та спеціалізації. У випадку термінової роботи та виробничої необхідності  

• У випадку великої кількості різних завдань, що мають бути виконані Працівником у той самий час, Працівник повинен виконувати в першу чергу найбільш термінові та важливі завдання.

Вимоги до кандидата:

Освіта, сертифікати:

• Бакалаврський ступінь або професійна освіта у сфері, що відповідає оголошеній посаді.

Досвід роботи:

• Будь-який відповідний досвід (включаючи стажування), пов’язаний з адміністративною роботою, державною службою, соціальною та громадською діяльністю, організацією заходів/подій, гуманітарною роботою тощо.

Англійська мова:

• Рівень - середній (Intermediate).

Професійні / технічні компетенції:

• Володіння MS Word, Excel, PowerPoint тощо. 
• Базові навички роботи з Excel (таблиці, прості формули). 
• Використання електронної пошти, спільних дисків та онлайн-інструментів для співпраці. 
• Здатність опановувати внутрішні бази даних та інформаційні системи. 
• Базове ведення офісної адміністрації (реєстрація, листування, управління документацією). 
• Підтримка процесів закупівель. Допомога з логістикою (організація поїздок, заходів).

Специфічні поведінкові компетенції:

• Самоменеджмент
• Орієнтація на результат
• Гнучкість і відкритість до змін
• Підхід до вирішення проблем і завдань

Інші вимоги:

• комунікативні навички з різними віковими групами;
• аналітичне мислення;
• здатність працювати в команді;
• висока самоорганізація та самоконтроль;
• здатність працювати під тиском часу;
• увага до деталей;
• здатність проводити польові візити та подорожувати між населеними пунктами.

Деталі польових виїздів

• Регулярна польова робота, що охоплює Миколаївську та Херсонську області.

Ми пропонуємо:

• Конкурентну заробітну плату за шкалою заробітної плати PIN
• Можливості професійного розвитку за допомогою різноманітних заходів зі збільшення потенціалу, таких як тренінги, семінари та інше
• 28 днів щорічної відпустки + 3 новорічних бонусних дні відпустки.
• Можливість працювати один день на тиждень віддалено для офісних працівників.
• Оплата проживання та добових для робочих поїздок за межі регіону закріпленого офісу та/або у випадках надмірних відстаней чи часу в дорозі, відповідно до політики People in Need щодо відряджень.
• Надання ноутбука, мобільного телефону (включно з SIM-картами з передплаченим тарифом) та брендованої продукції People in Need (рюкзак, термокружка, блокнот, портативний зарядний пристрій).

• Офіси People in Need обладнані всіма необхідними засобами безпеки та енергонезалежності з безперервним доступом до інтернету.

• Безкоштовна кава, чай, молоко та вода в офісах.
• Мультикультурна та дружня атмосфера в команді, близько 300 співробітників у програмі в Україні.

Процедура подання заявки:

Будь ласка, надішліть чітко позначені резюме та мотиваційний лист. Зверніть увагу, що ми зв’яжемося лише з відібраними кандидатами. Письмові тести та співбесіди будуть проводитись поступово, а вакансія буде закрита при підтвердженні кандидатури на посаду.

Зверніть увагу, що PIN не стягує комісію на жодному етапі процесу набору персоналу.